Sales forecast maken die wel klopt: van gevoel naar formule

Ken je dat moment? De laatste week van het kwartaal, en ineens blijkt de sales forecast dertig procent te optimistisch. Drie deals die "zeker" waren, schuiven door. Eén valt helemaal weg. En jij mag het uitleggen aan de directie. Het vervelende is: dit was te voorzien. Niet die ene deal misschien, maar wel het patroon. Een forecast die structureel te hoog uitvalt, is geen pech. Het is een methodefout.

In dit artikel bouwen we een forecast op die je wel kunt vertrouwen. Geen glazen bol, wel een formule: gewogen pipeline, kansen die de fase volgen, en een maandelijkse meting van hoe goed je voorspelling was.

De sales forecast als verrekijker

Waar de pipeline je roer is, is de forecast je verrekijker. Hij beantwoordt één vraag: hoeveel omzet landt er in deze periode, op basis van wat er nu in de pipeline zit? Dat is iets anders dan hopen, en ook iets anders dan een target.

Een goede verrekijker doet twee dingen. Hij laat je op tijd zien dat je het doel niet gaat halen, zodat je nog kunt handelen: extra kansen aan de voorkant, deals versnellen, hulp bieden waar het knelt. En hij geeft de rest van het bedrijf iets om op te plannen. Inkoop, productie, planning en financiën varen allemaal op jouw voorspelling. Elke tien procent afwijking kost ergens in het bedrijf geld.

Waarom forecasts zo vaak falen

Drie oorzaken komen steeds terug, en ze versterken elkaar.

1. Optimisme

Verkopers geloven in hun deals. Dat hoort zo, anders zouden ze niet verkopen. Maar het betekent ook dat een forecast die bestaat uit optelsom van individuele inschattingen structureel te hoog uitvalt. Niemand doet het expres. Het is gewoon hoe hoop werkt.

2. Handmatige kansen

Als elke verkoper zelf een winkans intikt, meet je geen kans maar een karakter. De één zet standaard 75 procent, de ander durft nooit boven de 50. Twee identieke deals krijgen twee verschillende gewichten, en je totaal betekent niets meer.

3. Verouderde data

Een forecast op basis van een pipeline die niet wordt bijgehouden, is een berekening op een foto van vorige maand. Deals die allang dood zijn tellen mee, verschoven sluitdatums staan nog op het oude kwartaal, en de uitkomst is achterhaald voordat hij in de mail zit.

De gewogen pipeline als basis van je sales forecast

De betrouwbaarste basis voor je sales forecast is de gewogen pipeline: elke openstaande deal maal zijn winkans, opgeteld voor de periode waarin de deal verwacht wordt te sluiten. De formule is simpel:

• Neem alle open deals met een sluitdatum in de periode.
• Vermenigvuldig elke dealwaarde met de winkans van zijn fase.
• Tel op. Dat is je forecast voor die periode.

Waarom werkt dit beter dan de optelsom van "deze gaat zeker door"? Omdat de wet van de grote aantallen zijn werk doet. Van tien deals in de voorstelfase met elk 40 procent kans winnen er ongeveer vier. Welke vier weet niemand, en dat hoeft ook niet. De som klopt, ook als elke individuele voorspelling onzeker is.

Fase-gebonden kansen: afspraak in plaats van gevoel

De gewogen pipeline valt of staat met de winkansen. Daarom is de belangrijkste ingreep: haal de kans weg bij het gevoel en koppel hem aan de fase. Kwalificatie 10 procent, behoefteanalyse 25, voorstel 40, onderhandeling 60, afronding 80, gewonnen 100. In DealDrive is dat de standaard: de dealkans volgt automatisch de pipelinefase, instelbaar naar je eigen cijfers, zodat de gewogen pipeline niet afhangt van wat iemand intikt.

Werken die standaardpercentages voor iedereen? Nee. Een team met een winstpercentage van 20 procent op offertes moet de voorstelfase lager wegen dan een team dat 60 procent van zijn offertes wint. Begin met de standaard, meet een paar kwartalen, en stel bij op basis van je eigen werkelijkheid. Dat bijstellen is geen zwakte van de methode. Het is de methode.

En de uitzonderingen dan?

Soms wéét je meer dan de fase. De klant heeft mondeling toegezegd, of juist laten doorschemeren dat het intern moeilijk ligt. Prima: bespreek die deals apart in je forecastoverleg. Maar laat de berekening staan. Eén laag voor de formule, één laag voor het gesprek. Zodra uitzonderingen de formule mogen overschrijven, ben je binnen drie maanden terug bij gevoel.

Forecast-nauwkeurigheid meten en verbeteren

Hier scheiden de teams die beter worden zich van de teams die elk kwartaal opnieuw beginnen. Forecast-nauwkeurigheid is simpel te meten: leg aan het begin van de periode je voorspelling vast, en vergelijk aan het eind met de werkelijke omzet. Zat je er 8 procent naast? Prima begin. 30 procent? Dan weet je waar het werk zit.

Kijk daarna één laag dieper, want de afwijking heeft altijd een adres:

• Vielen deals weg die "zeker" waren? Dan is je kwalificatie te zacht. Een kader als BAND (Behoefte, Autoriteit, Noodzaak, Draagvlak) maakt hard wat nu zacht is.
• Schoven deals door naar de volgende periode? Dan zijn je sluitdatums wensen in plaats van inschattingen.
• Kwam er omzet die niet was voorspeld? Fijn, maar ook dat is een miss: je pipeline liep achter op de werkelijkheid.

Meet dit elke maand, bespreek het elk kwartaal in je evaluatie, en je forecast wordt vanzelf scherper. Niet omdat je beter gokt, maar omdat je systeem leert.

Maak er een vast ritueel van

Het gevaar van deze meting is dat hij verwatert. De eerste maand doet iedereen mee, de derde maand vergeet iemand de voorspelling vast te leggen, en na een halfjaar is het stilletjes gestopt. Voorkom dat met twee simpele afspraken. Leg de forecast op een vast moment vast, bijvoorbeeld de eerste werkdag van de maand, en verander hem daarna niet meer. Wat je wel mag veranderen is je verwachting, maar dat is dan een nieuwe voorspelling naast de oude, geen correctie met terugwerkende kracht. En agendeer de vergelijking als vast punt in je maandanalyse. Vijf minuten is genoeg: dit voorspelden we, dit werd het, hier zat het verschil. Klein ritueel, groot effect.

Forecast versus target: twee verschillende gesprekken

Een veelgemaakte fout: forecast en target door elkaar halen. Het target is wat je wilt: het omzetdoel per verkoper en voor het team, vastgelegd per jaar en verdeeld over kwartalen of maanden. De forecast is wat je verwacht op basis van de pipeline van vandaag. Het gat daartussen is precies waar jij als salesmanager je werk doet.

Is de forecast lager dan het target, dan is de vraag niet "wie belooft er meer?" maar "wat gaan we doen?" Meer kansen aan de voorkant, deals lostrekken die hangen, een groot account versnellen. Is de forecast hoger, dan is de vraag hoe je dat vasthoudt. Wie de forecast omhoog praat om het target te raken, heeft even rust en daarna een groter probleem. Wil je hier met je team beter in worden, kijk dan naar onze training over forecasten en sturen.